Типы документов



Распоряжение Правительства Ставропольского края от 26.12.2014 N 435-рп "Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края"



ПРАВИТЕЛЬСТВО СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 26 декабря 2014 г. № 435-рп

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ
ПРАВИТЕЛЬСТВА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края
от 15.04.2015 № 108-рп)

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (далее - Инструкция).
2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников возглавляемых ими структурных подразделений аппарата Правительства Ставропольского края с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
3. Начальнику государственного казенного учреждения "Управление зданиями Правительства Ставропольского края" обеспечить в двухмесячный срок ознакомление работников данного учреждения, выполняющих функции секретаря руководителя структурного подразделения аппарата Правительства Ставропольского края, ответственного за делопроизводство в данном структурном подразделении аппарата Правительства Ставропольского края, с Инструкцией под роспись и принять необходимые меры по ее неукоснительному соблюдению.
4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Ставропольского края, руководителя аппарата Правительства Ставропольского края Прудникову О.Н.
5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор
Ставропольского края
В.В.ВЛАДИМИРОВ





Утверждена
распоряжением
Правительства Ставропольского края
от 26 декабря 2014 г. № 435-рп

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края
от 15.04.2015 № 108-рп)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет единую систему общего (несекретного) делопроизводства в аппарате Правительства Ставропольского края (далее соответственно - Правительство, аппарат Правительства), устанавливает единые требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения и порядок подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок подготовки документов к их последующему хранению и использованию.
2. К работе с секретными документами в аппарате Правительства требования настоящей Инструкции применяются в части, не урегулированной специальной инструкцией.
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения, утверждаемой Правительством.
Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами Ставропольского края для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых - в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений аппарата Правительства (далее - подразделение аппарата Правительства) и для работников других государственных органов и организаций, подготавливающих проекты документов, подлежащие согласованию в аппарате Правительства.
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в подразделениях аппарата Правительства возлагается на их руководителей.
5. Работники аппарата Правительства несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
6. Об утрате документов работники подразделений аппарата Правительства немедленно сообщают своему руководителю и начальнику управления делопроизводства и архива аппарата Правительства (далее - управление делопроизводства).
7. Передача работниками подразделения аппарата Правительства документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя данного подразделения.
8. Переписка между подразделениями аппарата Правительства по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются специально на то уполномоченными работниками аппарата Правительства, а также иными работниками аппарата Правительства по разрешению (поручению, указанию) Губернатора Ставропольского края (далее - Губернатор) или руководителя аппарата Правительства.
9. Организация единой системы делопроизводства, документационного обеспечения деятельности аппарата Правительства, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением требований ГОСТов и настоящей Инструкции осуществляются управлением делопроизводства.
10. На период временного отсутствия работника аппарата Правительства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) документы, находящиеся у него на исполнении, передаются другому работнику по указанию руководителя подразделения аппарата Правительства, если такое отсутствие работника приводит к невозможности соблюдения сроков исполнения документов, а при увольнении - сдаются руководителю подразделения аппарата Правительства.
11. Работники аппарата Правительства, ответственные за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, и работники государственного казенного учреждения "Управление зданиями Правительства Ставропольского края", выполняющие функции секретаря руководителя подразделения аппарата Правительства, ответственного за делопроизводство в данном подразделении аппарата Правительства (далее - работник, ответственный за делопроизводство в подразделении аппарата Правительства), а также работники аппарата Правительства обязаны ознакомиться с настоящей Инструкцией при приеме на работу и строго ее соблюдать.
Ответственность за ознакомление таких работников с настоящей Инструкцией возлагается на руководителей соответствующих подразделений аппарата Правительства.
12. На работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, возлагаются следующие основные функции:
1) прием, учет и распределение документов, поступающих в подразделение аппарата Правительства, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных данным подразделением, и зарегистрированных документов;
2) передача документов на рассмотрение руководителю подразделения аппарата Правительства и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих из подразделения аппарата Правительства документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;
4) ввод в базу данных системы электронного делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - СЭДД "ДЕЛО") информации о ходе и результатах исполнения документов, поступивших в подразделение аппарата Правительства;
5) учет документов, находящихся на исполнении у работников подразделения аппарата Правительства;
6) печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения аппарата Правительства и других документов;
7) контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;
8) разработка номенклатуры дел подразделения аппарата Правительства;
9) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление делопроизводства;
10) по поручению руководителя соответствующего подразделения аппарата Правительства осуществлять ознакомление работников подразделения аппарата Правительства с копиями федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства, приказов аппарата Правительства, а также распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение аппарата Правительства;
11) прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи.

II. Перечень правовых актов и документов, в соответствии
с которыми осуществляется организация делопроизводства

13. Работа с документами в аппарате Правительства осуществляется в соответствии со следующими правовыми актами и документами:
1) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";
2) постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи";
3) постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";
4) ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. № 573-ст) (далее - ГОСТ Р 51511-2001);
5) ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003);
6) приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";
7) приказ Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32 "Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности";
8) национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст);
9) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 07.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33);
10) Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002);
11) Методические рекомендации "Унификация текстов управленческих документов" (утверждены Главархивом СССР);
12) постановление Губернатора Ставропольского края от 16 августа 2005 г. № 457 "Об упорядочении хранения и использования франкировальной машины, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков Губернатора, Правительства и аппарата Правительства Ставропольского края";
13) постановление Правительства Ставропольского края от 19 февраля 2008 г. № 20-п "О Регламенте аппарата Правительства Ставропольского края";
14) постановление Правительства Ставропольского края от 13 апреля 2012 г. № 133-п "Об организации межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае";
15) постановление Правительства Ставропольского края от 20 ноября 2013 г. № 419-п "О Регламенте Правительства Ставропольского края";
16) распоряжение Губернатора Ставропольского края от 2 февраля 2004 г. № 65-р;
17) распоряжение Губернатора Ставропольского края от 24 августа 2006 г. № 683-р "О некоторых мерах по соблюдению юридико-технических требований к оформлению законопроектов";
18) настоящая Инструкция;
19) иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные правовые акты Ставропольского края в сфере делопроизводства и архивного дела.

III. Документационное обеспечение деятельности аппарата
Правительства Ставропольского края

Бланки документов

14. Документы, создаваемые на бумажном носителе в аппарате Правительства, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) (далее - формат А4). Бланки резолюций имеют формат А6 (105 х 148 мм) (далее - формат А6).
15. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте расположения реквизитов бланка они располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
16. Включение в документооборот новых видов бланков документов осуществляется по согласованию с руководителем аппарата Правительства или заместителем руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
17. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без специального бланка.
18. Для документов, оформленных как на бланке, так и на стандартном листе бумаги формата А4, устанавливаются следующие размеры полей:
левое - 35 мм;
правое - 10 мм;
верхнее - 25 мм;
нижнее - 20 мм.

Виды бланков документов

19. В аппарате Правительства используются следующие виды бланков документов:
1) с цветным изображением герба Ставропольского края с продольным вариантом расположения реквизитов:
а) бланк закона Ставропольского края;
б) бланк постановления Губернатора;
в) бланк постановления Правительства;
г) бланк распоряжения Губернатора;
д) бланк распоряжения Правительства;
е) бланк поручения Губернатора;
ж) бланк письма Губернатора;
2) с черно-белым изображением герба Ставропольского края с угловым вариантом расположения реквизитов - бланк письма Правительства.
Образцы бланков документов с цветным изображением герба Ставропольского края приведены в приложениях 1 - 7 к настоящей Инструкции.
Образец бланка письма Правительства приведен в приложении 8 к настоящей Инструкции.
В бланках документов, перечисленных в настоящем пункте, используется изображение герба Ставропольского края, выполненное типографским способом (далее - гербовые бланки).
20. Бланки проектов постановлений и распоряжений Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства, проектов поручений Губернатора с черно-белым изображением герба Ставропольского края, образцы которых приведены в приложениях 9 - 13 к настоящей Инструкции, используются при подготовке соответствующих проектов.
21. В аппарате Правительства используются следующие виды бланков документов без изображения герба Ставропольского края:
1) с продольным вариантом расположения реквизитов:
а) бланк приказа аппарата Правительства;
б) бланки поручений первых заместителей (заместителей) председателя Правительства;
2) с угловым вариантом расположения реквизитов:
а) бланк письма министра Ставропольского края;
б) бланк письма аппарата Правительства;
в) бланк письма подразделения аппарата Правительства, бланк письма представителя Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, представителя Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей.
Образцы бланков без изображения герба Ставропольского края приведены в приложениях 14 - 19 к настоящей Инструкции.

Порядок изготовления, использования, хранения
и уничтожения бланков документов

22. При изготовлении всех видов бланков документов и использовании их следует строго руководствоваться требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
23. Изготовление гербовых бланков с цветным и черно-белым изображением герба Ставропольского края осуществляется типографским способом.
24. Изготовление бланков документов обеспечивает хозяйственное управление аппарата Правительства (далее - хозяйственное управление) на основании заявок управления делопроизводства.
В заявке управления делопроизводства на изготовление партии гербовых бланков с цветным изображением герба Ставропольского края указываются наименование вида бланков, необходимое количество бланков и их порядковые номера. К данной заявке прилагается образец бланка документа, завизированный начальником управления делопроизводства и работником управления делопроизводства, ответственным за учет, хранение и использование по назначению гербовых бланков в аппарате Правительства.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету и хранению, используются строго по назначению. В целях учета гербовых бланков производится их нумерация типографским способом или нумератором. Порядковый номер проставляется на оборотной стороне гербовых бланков в нижнем левом углу.
Изготовление бланка письма подразделения аппарата Правительства осуществляется на основании соответствующей заявки руководителя подразделения аппарата Правительства, направляемой на имя руководителя аппарата Правительства или заместителя руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), к которой прилагается образец бланка письма, завизированный руководителем данного подразделения аппарата Правительства.
Управление делопроизводства на основании заявки, указанной в абзаце четвертом настоящего пункта, оформляет соответствующую заявку в хозяйственное управление.
По согласованию с начальником управления делопроизводства бланки писем подразделений аппарата Правительства могут быть изготовлены с использованием компьютерной техники и с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003.
25. Учет поступления из хозяйственного управления гербовых бланков и иных видов бланков, перечисленных в пунктах 19 - 21 настоящей Инструкции, ведется сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства в журнале учета поступления таких бланков.
Бланки документов выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, под роспись в журнале учета выдачи бланков в подразделения аппарата Правительства. Листы данного журнала нумеруются, прошиваются, скрепляются оттиском печати управления делопроизводства и заверяются подписью начальника управления делопроизводства.
Образцы вышеуказанных журналов приведены в приложении 20 к настоящей Инструкции.
26. При получении работником управления делопроизводства, ответственным за учет, хранение и использование по назначению гербовых бланков в аппарате Правительства, партии гербовых бланков осуществляется проверка ее соответствия заявке (количество, нумерация) и соответствия изготовленных гербовых бланков их образцу.
27. На бланках документов, используемых в аппарате Правительства, могут указываться следующие реквизиты:
1) Герб Ставропольского края в соответствии с законодательством Ставропольского края;
2) наименование организации (наименование должности должностного лица) - Губернатор Ставропольского края, Правительство Ставропольского края, министр Ставропольского края, аппарат Правительства Ставропольского края и другие.
Наименование подразделения аппарата Правительства может указываться в случае, если оно является автором документа, и должно располагаться ниже слов "Аппарат Правительства Ставропольского края";
3) справочные данные об организации (должностном лице).
Справочные данные об организации (должностном лице) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес; номера телефона; телефона-факса (с кодом населенного пункта); адрес электронной почты и другие сведения;
4) вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (постановление, распоряжение, поручение и др.) включается в бланк соответствующего вида документа. В бланках писем наименование вида документа не указывается;
5) отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;
6) отметки для проставления ссылки на регистрационный номер и дату документа (используется только для бланков писем);
7) место составления или издания документа.
Место составления или издания документа (г. Ставрополь) указывается на бланках документов, за исключением бланков писем.
28. При регистрации в СЭДД "ДЕЛО" документов, оформленных на бланках писем с цветным и черно-белым изображением герба Ставропольского края, в регистрационную карточку (далее - РК) СЭДД "ДЕЛО" вносятся сведения о номерах использованных бланков документов.
Бланки документов, перечисленные в подпунктах "б" - "е" подпункта "1" пункта 19 настоящей Инструкции, учитываются в управлении делопроизводства в журнале, который ведется в электронном виде.
29. Бланки писем, проектов постановлений и распоряжений Губернатора, проектов постановлений и распоряжений Правительства, проектов поручений Губернатора учитываются работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, в журналах учета бланков.
Ежеквартально, в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, представляют в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства отчет о расходовании бланков с приложением испорченных бланков для их дальнейшего уничтожения. Образец такого отчета приведен в приложении 21 к настоящей Инструкции.
30. Гербовые бланки хранятся в подразделениях аппарата Правительства в надежно запирающихся шкафах (сейфах) и используются строго по назначению.
Контроль за использованием и хранением бланков осуществляется управлением делопроизводства. Бланки, использованные для оформления документов конфиденциального характера и документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и пришедшие в негодность, передаются на уничтожение только в части, содержащей сведения о виде бланка и его порядковом номере.
31. Уничтожение испорченных, утративших свое значение или пришедших в негодность бланков документов всех видов производится экспертной архивной комиссией аппарата Правительства Ставропольского края, образованной распоряжением Губернатора Ставропольского края от 2 февраля 2004 г. № 65-р (далее - экспертная архивная комиссия аппарата Правительства), по актам, образцы которых приведены в приложении 22 к настоящей Инструкции.
Такие акты подписываются председателем и членами экспертной архивной комиссии аппарата Правительства, решение об их утверждении отражается в протоколе заседания экспертной архивной комиссии аппарата Правительства, который утверждается руководителем аппарата Правительства.

Печати и штампы

Виды печатей и штампов

32. В аппарате Правительства используются следующие виды печатей и штампов:
1) большие печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые печати):
а) большая гербовая печать Губернатора диаметром 50 мм;
б) большая гербовая печать Губернатора диаметром 40 мм;
в) большая гербовая печать Правительства диаметром 40 мм;
2) малые гербовые печати:
а) малая гербовая печать Губернатора;
б) малая гербовая печать Правительства;
3) простые круглые (негербовые) печати:
а) печать аппарата Правительства;
б) печать подразделения аппарата Правительства (право иметь которую определяется положением о подразделении аппарата Правительства);
в) печати для отдельных категорий документов: "Для пакетов", "Для выпуска документов", "Для командировочных удостоверений" и другие;
4) штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, заместителей руководителя аппарата Правительства;
5) штампы для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера.
Оттиски гербовых печатей (больших и малых) проставляются на документах, примерный перечень которых приведен в приложении 23 к настоящей Инструкции.

Изготовление печатей и штампов

33. Гербовые печати изготавливаются в соответствии с требованиями ГОСТа Р 51511-2001.
Решение об изготовлении гербовых печатей принимается Губернатором.
Изготовление гербовых печатей осуществляется штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.
34. Печати, указанные в подпунктах "1" - "3" пункта 32 настоящей Инструкции, изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата Правительства, производится по разрешению руководителя аппарата Правительства или заместителя руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
Заявка на изготовление печати или штампа, к которой прилагаются ее (его) описание и образец, оформляется подразделением аппарата Правительства и согласовывается с управлением делопроизводства.
35. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи (далее - факсимиле) Губернатора определяется Губернатором.
Необходимость изготовления факсимиле первых заместителей (заместителей) председателя Правительства определяется непосредственно первыми заместителями (заместителями) председателя Правительства.
Необходимость изготовления факсимиле заместителей руководителя аппарата Правительства определяется руководителем аппарата Правительства.
Заявки на изготовление факсимиле оформляются отделом специальной документальной связи и обеспечения режима секретности аппарата Правительства (далее - отдел специальной документальной связи).
Использование факсимиле допускается только на копиях тех документов, которые собственноручно подписаны должностным лицом, при подготовке поздравительных открыток и приветственных писем. Использование факсимиле при оформлении подлинников всех документов запрещается.

Учет печатей и штампов

36. Печати и штампы подлежат обязательному учету, хранению и используются строго по назначению.
37. Учет печатей и штампов ведется сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства в журнале учета печатей и штампов в аппарате Правительства, образец которого приведен в приложении 24 к настоящей Инструкции, с проставлением оттисков печатей и штампов (далее - журнал учета печатей и штампов).
Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, журнал прошивается, скрепляется оттиском печати управления делопроизводства и заверяется начальником данного управления.
38. Выдача печатей и штампов работникам подразделений аппарата Правительства, ответственным за их использование и сохранность, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Журнал учета печатей и штампов включается в сводную номенклатуру дел Правительства.

Использование и хранение печатей и штампов

39. Печати используются для удостоверения подлинности документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписи таких документов.
40. Печати и штампы хранятся в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в надежно запирающихся шкафах или сейфах. Передача печатей и штампов лицами, ответственными за их использование и сохранность, посторонним лицам и вынос их из здания Правительства не допускаются.
41. Проверка наличия и соблюдения порядка хранения печатей и штампов в подразделениях аппарата Правительства осуществляется управлением делопроизводства.
Об утере печати или штампа незамедлительно сообщается в управление делопроизводства, которое информирует об этом руководителя аппарата Правительства или заместителя руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).
Контроль за использованием и хранением печатей и штампов осуществляют руководители соответствующих подразделений аппарата Правительства.
Ответственность за соблюдение порядка использования и хранения печатей и штампов несут непосредственно работники, которым они выданы в соответствии с записью в журнале учета печатей и штампов.
На период временного отсутствия работника аппарата Правительства (отпуск, болезнь, командировка и т.д.) печати и штампы, находящиеся у него в пользовании, передаются работнику, исполняющему его обязанности.
При увольнении работник подразделения аппарата Правительства, которому были выданы печати или штампы, обязан передать их по акту приема-передачи вновь назначенному работнику данного подразделения или сдать в управление делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
42. Лица, ответственные за хранение и использование гербовых печатей, факсимиле и штампов в аппарате Правительства, определены постановлением Губернатора Ставропольского края от 16 августа 2005 г. № 457 "Об упорядочении хранения и использования франкировальной машины, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков Губернатора, Правительства и аппарата Правительства Ставропольского края".

Уничтожение клише печатей и штампов

43. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые или утратившие свое значение печати и штампы, указанные в пункте 32 настоящей Инструкции, подлежат возврату в управление делопроизводства с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов для последующего уничтожения их клише.
В отношении печатей и штампов, отобранных для уничтожения их клише, составляется акт об уничтожении клише печатей и штампов, использованных в аппарате Правительства, образец которого приведен в приложении 25 к настоящей Инструкции. В таком акте указываются наименования печатей и штампов, их количество, а также воспроизводятся оттиски отобранных для уничтожения печатей и штампов.
Клише печатей и штампов уничтожаются в присутствии членов экспертной архивной комиссии аппарата Правительства путем их измельчения. После этого в журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении соответствующих клише печатей и штампов с указанием реквизитов акта об их уничтожении.

Оформление некоторых реквизитов документов

Реквизит "Герб Ставропольского края"

44. В соответствии с Законом Ставропольского края "О гербе Ставропольского края" допускается исполнение изображения герба Ставропольского края на бланках документов.
Изображение герба Ставропольского края помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом "Наименование организации".

Реквизит "Отметка о конфиденциальности"

45. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".
В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в краевых органах исполнительной власти, утвержденным постановлением главы администрации Ставропольского края от 02.11.1995 № 607, на документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
Такая пометка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

Реквизит "Адресат"

46. Реквизит "Адресат" используется при оформлении писем. Документ может быть адресован в органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные объединения, организации, структурные подразделения, должностным лицам или гражданам.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 8 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля.
В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций.
47. При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Министерство культуры
Ставропольского края

Начальнику организационного
отдела

(инициалы, фамилия)

или

Министерство имущественных
отношений Ставропольского края

Отдел земельных отношений

или

Министру культуры
Ставропольского края

(инициалы, фамилия)

48. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или структурных подразделений одной организации, реквизит "Адресат" оформляется обобщенно, например:
Администрации муниципальных районов Ставропольского края
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется реестр рассылки документа, а на каждом документе печатается только один адресат.
49. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее - Правилами оказания услуг почтовой связи):
1) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
2) название улицы, номер дома, номер квартиры;
3) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
4) название района;
5) название республики, края, области, автономного округа (области);
6) название страны (для международных почтовых отправлений);
7) почтовый индекс.
50. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки этого документа, или частному лицу.
Почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых в высшие органы власти и управления, в вышестоящую организацию и постоянным корреспондентам.
При направлении письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

При направлении документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при направлении физическому лицу - после нее.
При направлении документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.П.
ул. Речная, д. 5, кв. 14,
г. Новопавловск, Кировский р-н,
Ставропольский край, 327014

При направлении документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Прокурору
Ставропольского края
государственному советнику
юстиции 2 класса

И.И.Иванову

Реквизит "Дата документа"

51. Обязательным реквизитом каждого документа является дата его подписания, принятия, утверждения, составления или согласования.
Датой письма является дата его подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более органами, организациями, должны иметь одну (единую) дату.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации допускается оформлять цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например: 09.04.2014).
При ссылке в документе на дату и номер любого документа дату необходимо указывать тем способом, который использован на основном документе (например: "В соответствии с постановлением Правительства Ставропольского края от 20 ноября 2013 г. № 419-п "О Регламенте Правительства Ставропольского края"...").
В законах Ставропольского края, правовых актах Губернатора, Правительства, поручениях Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, приказах аппарата Правительства, протоколах, стенограммах заседаний Правительства и других стенограммах, выписках из протоколов заседаний Правительства, используется словесно-цифровой способ оформления даты документа (например: 01 августа 2014 г.; 10 августа 2014 г.).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа.
Реквизит "Дата документа" при оформлении специальных бухгалтерских документов может иметь отличие.

Реквизит "Регистрационный номер документа"

52. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации в аппарате Правительства. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что этот документ включен в документооборот аппарата Правительства.
Регистрационный номер письма проставляется одновременно с датой и является порядковым номером документа, который может дополняться индексом подразделения аппарата Правительства, номером дела по номенклатуре дел подразделения аппарата Правительства или буквенным обозначением вида документа (например: регистрационный номер исходящего документа - № 27-17/10266, где: 27 - индекс подразделения аппарата Правительства, 17 - номер дела по номенклатуре дел данного подразделения, 10266 - порядковый номер исходящего документа; регистрационный номер внутреннего документа - № 8291вн, где: 8291 - порядковый номер документа, "вн" - буквенное обозначение внутреннего документа).
Формирование регистрационных номеров документов в аппарате Правительства осуществляется с использованием СЭДД "ДЕЛО".
53. Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер проставляется под датой.
Регистрационный номер документа печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.

Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"

54. Ссылка на исходящий номер и дату ранее поступившего письма входит в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке или регистрации письма-ответа.
Данный реквизит включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты письма-ответа. Этот реквизит присутствует только на бланках писем.
Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие письма-запросы. В РК письма-ответа в СЭДД "ДЕЛО" в обязательном порядке устанавливается "связка" - ссылка на РК письма-запроса в СЭДД "ДЕЛО".
Указание в тексте письма-ответа ссылки на исходящий номер и дату документа не допускается.

Реквизит "Заголовок к тексту"

55. Заголовок к тексту документа - это краткое содержание этого документа.
Заголовок составляется исполнителем документа ко всем документам, оформленным на бумаге формата А4, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5 (148 х 210 мм) (далее - формат А5).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...").
Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания предписываемых действий (например: "О Петрове Н.К.").
Если в тексте документа отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно". Переносы слов в заголовке нежелательны. Точка в конце заголовка не ставится.
56. Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка письма "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом Times New Roman размера (далее - шрифт) № 14 и располагают над текстом письма, отступив от реквизитов бланка 2 - 3 межстрочных интервала.
Заголовок к служебным письмам печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке и должен занимать, как правило, не более 5 строк.
57. Заголовок правового акта Губернатора, Правительства, поручения Губернатора, первого заместителя (заместителя) председателя Правительства, приказа аппарата Правительства печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше 140.
Заголовки к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура, правила или устав, прилагаемых к правовому акту или утверждаемых им, должны сочетаться в падеже с наименованием документа (например: "Штатное расписание (чего?) министерства ..."; "Методика предоставления (чего?) субсидии....").
Если правовым актом Губернатора, Правительства предусмотрено утверждение нескольких документов, то заголовок такого акта должен формулироваться обобщенно (например: "Об учреждении именных стипендий Губернатора Ставропольского края ..."; "О порядке организации и проведения....").
58. Заголовок отчета, справки и других документов выравнивается по центру текстового поля документа (например:

ОТЧЕТ

о выполнении основных мероприятий государственной программы
Ставропольского края "Управление финансами").

59. При оформлении документов (правовых актов, служебных писем) с использованием СЭДД "ДЕЛО" заголовок правового акта, краткое содержание письма обязательно вносятся в поле "Содержание" РК данного документа в СЭДД "ДЕЛО".

Реквизит "