Типы документов



Решение коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов от 14.05.2014 N 4 "О выполнении архивным отделом администрации Шпаковского муниципального района предписаний по итогам проверки соблюдения требований Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и закона Ставропольского края "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию архивного фонда Ставропольского края" в сентябре 2013 года"



КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕШЕНИЕ
от 14 мая 2014 г. № 4

О ВЫПОЛНЕНИИ АРХИВНЫМ ОТДЕЛОМ АДМИНИСТРАЦИИ ШПАКОВСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ПРЕДПИСАНИЙ ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ
СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА "ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ
В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" И ЗАКОНА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
"О НАДЕЛЕНИИ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ
ОБРАЗОВАНИЙ В СТАВРОПОЛЬСКОМ КРАЕ ОТДЕЛЬНЫМИ
ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ПОЛНОМОЧИЯМИ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПО ФОРМИРОВАНИЮ, СОДЕРЖАНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ АРХИВНОГО ФОНДА
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ" В СЕНТЯБРЕ 2013 ГОДА

Коллегия отмечает, что в IV квартале 2013 года и I квартале 2014 года архивным отделом администрации Шпаковского муниципального района приняты определенные меры по выполнению предписаний по итогам проверки соблюдения требований Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и Закона Ставропольского края "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края":
- внесены изменения в Положение об архивном отделе в части приема-передачи архивных документов в архивный отдел, технической укрепленности помещений, технических средств охраны и организации поста охраны;
- составлены пофондовые и постеллажные топографические указатели;
- ведется журнал учета личного приема граждан;
- запросы граждан и организаций исполняются в срок от 5 до 14 дней;
- планы-графики упорядочения и приема документов на 2014 год согласованы с организациями - источниками комплектования.
Организовано проведение экспертизы здания по адресу: ул. Гагарина, д. 380, на соответствие нормативным требованиям для размещения муниципального архива с участием представителей пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других служб.
Вместе с тем, анализ представленных в комитет документов свидетельствует, что архивным отделом не выполнены в установленные сроки 66% предписаний:
- не организован прием 702 дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования сверх установленного срока;
- не устранен дисбаланс данных централизованного учета документов;
- акты и листы проверки наличия дел в фондах содержат недостоверные сведения;
- наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива не приведены в соответствие с нормативными требованиями;
- паспорта составлены не на все архивохранилища и содержат неполные учетные данные;
- не соблюдается температурно-влажностный режим в архивохранилищах;
- порядок и схема учета архивных документов содержат неполную информацию о последовательности выполнения работ сотрудниками архивного отдела по учету документов в соответствии с функциями, определенными в должностных инструкциях;
- графиком приема документов на 2014 год предусмотрен прием дел за 2009 - 2010 годы, сроки хранения которых в организациях не истекли;
- исторические справки не содержат информации по истории фондов и о правопреемниках фондообразователей;
- в карточках учета архивных документов на бумажной основе с повреждением носителя содержится неполная информация, предусмотренная формой;
- схема размещения фондов разработана не на все архивохранилища;
- стеллажи в архивохранилищах расположены с нарушением требований п. 2.11.3 Правил.
Коллегия решила:
1. Рекомендовать главе администрации Шпаковского муниципального района Ростегаеву В.В. обеспечить архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов.
2. Начальнику архивного отдела администрации Шпаковского муниципального района Поляковой Е.В. обеспечить проведение мероприятий, предусмотренных предписанием:
2.1. Организовать прием 702 дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования сверх установленного срока, - до 01.12.2014.
2.2. Устранить дисбаланс данных централизованного учета документов, а также проверку наличия документов проводить в соответствии с п. 2.11.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила) - до 01.09.2014.
2.3. Паспорта составить на все архивохранилища с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов - до 01.08.2014.
2.4. Обеспечить поддержание температурно-влажностного режима в архивохранилищах в соответствии с требованиями п. 2.11.2.3 Правил - до 01.07.2014.
2.5. Обеспечить учет физического и технического состояния архивных документов в соответствии с п. 2.11.8. Правил - до 01.08.2014.
2.6. Порядок и схему учета архивных документов привести в соответствие с п. 3.2.1 Правил - до 01.10.2014.
2.7. Включить в исторические справки сведения по истории фондов и о правопреемниках фондообразователей - до 01.10.2014.
2.8. Разработать схему размещения фондов на все документы, хранящиеся в архивном отделе, - до 01.07.2014.
2.9. Обеспечить расположение стеллажей в архивохранилищах в соответствии с требованиями п. 2.11.3 Правил - до 01.11.2014.
2.10. Завершить формирование наблюдательных дел организаций - источников комплектования в соответствии с п. 5.10 Методических рекомендаций "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" - до 01.10.2014.
2.11. Информацию о проведенной работе по выполнению данного решения представить в комитет Ставропольского края по делам архивов в установленные сроки.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Болотову В.Е.

Председатель коллегии
Е.И.ДОЛГОВА

Секретарь коллегии
В.В.БЕЛОКОНЬ


------------------------------------------------------------------