Типы документов



Решение коллегии комитета Ставропольского края по делам архивов от 14.05.2014 N 3 "Актуальные задачи архивных органов и учреждений Ставропольского края по комплектованию документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"



КОЛЛЕГИЯ КОМИТЕТА СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

РЕШЕНИЕ
от 14 мая 2014 г. № 3

АКТУАЛЬНЫЕ ЗАДАЧИ АРХИВНЫХ ОРГАНОВ И УЧРЕЖДЕНИЙ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО
ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Заслушав и обсудив доклад председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Долговой Е.И., коллегия отмечает, что в соответствии с решением коллегии комитета от 01 августа 2012 года № 5 "Основные задачи государственных и муниципальных архивов Ставропольского края по повышению информационного потенциала Архивного фонда Ставропольского края" архивной службой Ставропольского края целенаправленно реализуется комплекс мероприятий, направленных на совершенствование работы с организациями и комплектования архивов управленческой и аудиовизуальной документацией, личного происхождения, документами по личному составу, имеющими особую социальную значимость.
В списках источников комплектования государственных и муниципальных архивов Ставропольского края состоит более 1115 организаций, в которых находится свыше 100 тыс. дел. Среди главных тенденций деятельности архивов отмечается планомерная работа по упорядочению и приему на хранение управленческой документации от краевых и муниципальных организаций.
В течение 2012 - 2013 годов к передаче на хранение в государственные архивы Ставропольского края подготовлено 15,5 тыс. дел государственной собственности. При этом эффективно решаются задачи по упорядочению документов на договорной основе. Так, в 2013 году государственными архивами Ставропольского края перевыполнены запланированные объемы работ на 26%. Экспертно-проверочной комиссией комитета за указанный период утверждены описи на 39,6 тыс. дел управленческой документации муниципальных органов и организаций, что составляет 60% всего объема работ по описанию документов. На хранение в государственные и муниципальные архивы поступило 79530 дел.
В соответствии с постановлением Губернатора Ставропольского края от 14 октября 2013 года № 821 "О некоторых мерах по совершенствованию государственного управления в Ставропольском крае" государственным архивом Ставропольского края в ограниченные сроки проведена работа по обеспечению сохранности документов 7 ликвидированных органов исполнительной власти: упорядочено свыше 1,1 тыс. дел и принято на хранение более 1,4 тыс. дел.
В 2013 году впервые в крае проведена акция "Хранить вечно" по пополнению архивных фондов документами личного происхождения. Активное участие в ней приняли 2 государственных и 14 муниципальных архивов, в которые поступило от граждан 185 условных единиц хранения.
Развивается взаимодействие с федеральными организациями как в рамках заключенных трехсторонних соглашений о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, так и действующей на территории Ставропольского края сетью налоговых органов, судов и других организаций: в 2012 - 2013 годах утверждены и согласованы описи дел управленческой документации и по личному составу на 11487 дел, акты о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, на 311046 дел; согласованы номенклатуры дел 164 организаций, включающие 38193 заголовка.
Вместе с тем, продолжают сохраняться проблемы в деятельности муниципальных архивов:
в 90% муниципальных районов и городских округов в организациях хранятся документы сверх установленных сроков (Благодарненский район - 2690 дел, город Кисловодск - 1592 дела, Апанасенковский район - 1586 дел, Шпаковский район - 1348 дел, Предгорный район - 935 дел, Степновский район - 590 дел и др.);
85% муниципальных архивов не завершили работу по уточнению списков организаций - источников комплектования (Александровский, Андроповский, Апанасенковский, Арзгирский, Благодарненский, Буденновский, Георгиевский, Изобильненский, Ипатовский, Кировский, Кочубеевский, Красногвардейский, Курский, Левокумский, Минераловодский, Нефтекумский, Новоалександровский, Предгорный, Советский, Степновский, Туркменский, Шпаковский районы и города Георгиевск, Ессентуки, Железноводск, Кисловодск, Лермонтов, Пятигорск, Ставрополь);
в 44% муниципальных районов и городских округов имеются утраты документов в организациях (Александровский, Апанасенковский, Андроповский, Арзгирский, Благодарненский, Буденновский, Изобильненский, Ипатовский, Кочубеевский, Нефтекумский, Новоалександровский, Предгорный, Туркменский районы, города Пятигорск и Ставрополь);
в 24% муниципальных районов и городских округов отмечается низкий уровень работ по упорядочению документов (доля возврата описей на доработку в Советском районе составляет 100%, Александровском - 96%, Апанасенковском - 92%, Курском - 88%, Благодарненском - 67%, Степновском - 67%, Андроповском - 63%, Шпаковском - 60%);
в ходе проверок выявлено низкое качество паспортизации организаций, расхождения в учетных данных о количестве хранящихся в них дел (Александровский, Апанасенковский, Благодарненский, Изобильненский, Шпаковский районы).
В целях дальнейшего совершенствования работы по комплектованию государственных и муниципальных архивов Ставропольского края коллегия решила:
1. Архивным органам и учреждениям Ставропольского края продолжить целенаправленную работу по повышению информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации, в том числе обеспечить:
1.1. Завершение работ по уточнению списков организаций - источников комплектования с учетом законодательства Российской Федерации в области архивного дела и методических рекомендаций "Определение организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов" - до 01.11.2014.
1.2. Проведение экспертизы ценности документов в соответствии с нормативными требованиями на основе комплексного применения критериев: функционально-целевого назначения организаций, исторической значимости и повторяемости информации, внешних особенностей документов и др. - постоянно.
1.3. Достоверность учетных данных о количестве дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивов, - до 01.12.2014.
1.4. Реализацию комплекса мер по обеспечению сохранности архивных документов в организациях, в том числе созданию нормативных условий хранения, оформлению актов приема-передачи документов при смене ответственных за архивы, организации своевременного и качественного описания документов, - постоянно.
1.5. Плановый прием в архивы документов, сроки хранения которых в организациях истекли, - постоянно.
1.6. Включение в планы работы поступления документов личного происхождения, аудиовизуальных, на электронных носителях - постоянно.
1.7. Представление на рассмотрение ЭПК описей документов личного происхождения, поступивших в архивы в ходе акции "Хранить вечно", - до 01.07.2014.
1.8. Повышение квалификации архивных работников, изучение и внедрение передового опыта в области комплектования архивов Российской Федерации, в том числе эффективно использовать отраслевую базу ИССАО, - постоянно.
1.9. Представление информации о выполнении данного решения - в течение 2014 - 2016 годов с полугодовыми отчетами.
2. Комитету Ставропольского края по делам архивов:
2.1. Оказать государственным и муниципальным архивам Ставропольского края необходимую методическую и практическую помощь по совершенствованию работы с организациями - источниками комплектования и повышению информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации - постоянно.
2.2. Рассмотреть на заседании коллегии состояние работы государственных и муниципальных архивов Ставропольского края по выполнению данного решения - в 2016 году.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на председателя комитета Ставропольского края по делам архивов Долгову Е.И.

Председатель коллегии
Е.И.ДОЛГОВА

Секретарь коллегии
В.В.БЕЛОКОНЬ


------------------------------------------------------------------